* El presente análisis se realiza sobre la base del acuerdo ministerial N° 017-2020 de 1 de julio de 2020.
Mediante decreto ejecutivo N° 8 de 13 de agosto del 2009,[2] se creó el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (MINTEL), como órgano rector del desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación, a fin de emitir políticas, planes generales y realizar el seguimiento y evaluación de su implementación, coordinar acciones de apoyo y asesoría para garantizar el acceso igualitario a los servicios y promover su uso efectivo, eficiente y eficaz, que asegure el avance hacia la Sociedad de la Información.
A su vez, la Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos,[3] en el artículo 31 determinó que el ente rector de telecomunicaciones, gobierno electrónico y sociedad de la información tendrá competencia para ejercer la rectoría, emitir políticas, lineamientos, regulaciones y metodologías orientadas a la simplificación, optimización y eficiencia de los trámites administrativos, así como para reducir la complejidad administrativa y los costos relacionados con dichos trámites, además de controlar su cumplimiento.
En este contexto, el MINTEL expidió el acuerdo ministerial N° 017-2020 de 1 de julio de 2020, mediante el cual se emitieron las directrices para el uso de la firma electrónica en la gestión de trámites administrativos, de cumplimiento obligatorio para todas las instituciones del sector público, es decir:[4]
- Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral, Transparencia y Control Social, en la Procuraduría General del Estado y la Corte Constitucional;
- Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado y regímenes especiales;
- Las empresas públicas;
- Las entidades que tienen a su cargo la seguridad social;
- Las entidades que comprenden el sector financiero público;
- Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado;
- Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados y regímenes especiales para la prestación de servicios públicos; y,
- Las personas naturales o jurídicas del sector privado que sean gestoras delegadas o concesionarias de servicios públicos.
Ahora bien, en materia de firma electrónica, dispone que su uso será obligatorio para alcanzar la simplificación de trámites, disponiendo que todas las entidades antes mencionadas, adecuen sus procedimientos y sistemas informáticos para su implementación.
Debemos considerar que, desde la entrada en vigencia de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos,[5] hace más de 18 años, la firma electrónica tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, en relación con los datos consignados en documentos escritos, además de ser admitida como prueba en juicio, para lo cual debe reunir los requisitos previstos en dicha ley.[6]
En razón de las actuales circunstancias a causa de la emergencia sanitaria por el covid-19, el MINTEL se ha visto en la necesidad de establecer algunas directrices para que las instituciones que conforman el sector público, aceleradamente implementen mecanismos que permitan la promoción y uso de la firma electrónica, así como también para que implementen sistemas informáticos homologados para su validación. En dicho contexto, aquellos documentos que deban suscribirse por más de una persona natural, deberán firmarse electrónicamente por todos los involucrados.
Así mismo, establece que el sistema oficial de validación de documentos firmados electrónicamente será FirmaEC,provisto por el propio MINTEL, porque dicho sistema es compatible con los certificados de firma electrónica emitidos por las entidades y empresas autorizadas por la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (ARCOTEL), de tal forma que si existe algún otro sistema implementado con anterioridad por alguna otra entidad pública, únicamente podrá continuar con su uso mientras sea compatible con las firmas electrónicas que emiten las instituciones autorizadas, de lo contrario tendrá que usar el sistema del MINTEL, que por cierto es un software libre, es decir sin costo.
En estas directrices del MINTEL, también se dispone el uso obligatorio de la firma electrónica para las autoridades, funcionarios y servidores públicos, particularmente para quienes, en ejercicio de sus funciones, asumen la responsabilidad de suscribir los documentos como parte de la gestión de los diferentes trámites administrativos.
Tan indispensable será la firma electrónica para las entidades del sector público, que las unidades de talento humano, obligatoriamente deberán solicitar a toda persona que aspire a ocupar un puesto en el sector público, que posea un certificado de firma electrónica para persona natural; y, aquellos que actualmente estén trabajando, deberán obtener uno, bajo prevención de posibles sanciones en caso de no hacerlo. En ambos casos el costo lo debe asumir el solicitante de dicho certificado.
En el caso de las entidades que no pertenecen a la Función Ejecutiva, el plazo para observar lo previsto en el acuerdo ministerial N° 017-2020 será de 60 días a partir de su publicación en el Registro Oficial; y, además tendrán que remitir una hoja de ruta para incorporar en sus plataformas informáticas y procedimientos la integración de la firma electrónica, cuyo registro y seguimiento estará a cargo de la Subsecretaría de Gobierno Electrónico y Registro Civil del MINTEL.
Ahora bien, lo anterior se complementa con la imperante necesidad -y en las actuales circunstancias diría hasta obligación- de que los ciudadanos hagan lo propio, y adquieran su certificado de firma electrónica, a fin de poder interactuar con las administraciones públicas, situación que está legalmente prevista en el artículo 94 del Código Orgánico Administrativo.[7]
Ante cualquier duda con el presente informe, habilitamos los siguientes canales de consulta:
Jorge Luis Carrión Benítez: jorge.carrion@cevallosnoboa.com
Francisco X. Cevallos Ayala: fcevallos@cevallosnoboa.com
Andrés López Valencia: alopez@cevallosnoboa.com
[2] Registro Oficial 10, de 24 de agosto de 2009.
[3] Registro Oficial Suplemento 353, de 23 octubre de 2018.
[4] Ley Orgánica para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos, art. 2.
[5] Registro Oficial Suplemento 557, de 17 de abril de 2002.
[6] Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, arts. 13 a 17.
[7] Registro Oficial Suplemento 31, de 07 de julio de 2017.
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